App uitgelicht: formulieren in klantportaal

SCL importeert en exporteert vervoersmiddelen internationaal. Hierbij komt veel documentatie kijken; veel gegevens van zowel oorsprong als bestemming van het vervoersmiddel moeten worden geregistreerd alvorens de import of export in gang kan worden gezet. Dit kan door het persoonlijk uitvragen van deze gegevens per klant, of door het maken van een formulier waarbij elke klant de gevraagde gegevens zelf invult.

In het proces blijkt dat de uitgevraagde gegevens erg wisselen per geval, maar ook dat er in de praktijk vaak verkeerde of incomplete gegevens worden aangeleverd. Het nagaan en opvolgen voor de juiste gegevens is een erg tijdrovend karwei. Bovendien is het proces foutgevoelig: zowel bij de verwerking van de klant naar de medewerker als van de medewerker naar het systeem kunnen fouten ontstaan. Tijd voor een optimalisatieslag, dus.

Binnen Odoo zijn standaard middelen beschikbaar om een formulier te maken die de gegevens vanuit het formulier direct in het systeem inlaadt. Het formulier is echter niet aan te passen aan huisstijl, niet te delen met een klant buiten de Odoo-omgeving, en niet gemakkelijk en snel aanpasbaar per situatie. Bovendien werkt het niet met restricties. Het proces zal op deze manier dus niet voldoende optimaliseren. In het proces blijkt dat de uitgevraagde gegevens erg wisselen per geval, maar ook dat er in de praktijk vaak verkeerde of incomplete gegevens worden aangeleverd. Het nagaan en opvolgen voor de juiste gegevens is een erg tijdrovend karwei. Bovendien is het proces foutgevoelig: zowel bij de verwerking van de klant naar de medewerker als van de medewerker naar het systeem kunnen fouten ontstaan. Tijd voor een optimalisatieslag, dus.

We vonden een deel van de oplossing in de community van Odoo: er bestaat al een Odoo module die meer past bij deze wens. In samenwerking met de ontwikkelaar van deze app zijn onze consultants en ontwikkelaar aan het werk gegaan om de ontwikkeling van de applicatie te vormen naar de wens van de klant.

Zodra een aanvraag nu binnenkomt, maakt een medewerker een formulier aan met een drag-and-drop werkwijze. Dit formulier kan zo gemakkelijk worden vormgegeven, aangepast op de aanvraag. Zodra de juiste velden in het formulier zijn geplot, kan de medewerker dit formulier via het externe portaal binnen Odoo delen met de aanvrager. Deze vult het formulier in en kan deze pas indienen zodra aan alle voorwaarden is voldaan. 

De velden in het formulier zijn uitgebreid met restricties, waardoor het slimme formulier opmerkt zodra bijvoorbeeld een incompleet paspoortnummer is ingevoerd. Als alles compleet is ingevuld, komt het formulier terug bij de medewerker. Deze doet een laatste check en voert vervolgens met één druk op de knop de gegevens door naar de gekoppelde module binnen Odoo, die de gegevens nodig heeft voor de volgende stap in het werkproces.

Voor ons een goede reden om toch maatwerk te bieden. Dankzij onze diepgaande kennis bieden we niet alleen hulp in de standaard mogelijkheden van Odoo, maar kijken we altijd hoe we de klant zo goed mogelijk kunnen helpen.