De financiële administratie (boekhouding) is het belangrijkste onderdeel van de totale bedrijfsadministratie. Het is voor een ondernemer zelfs verplicht om een dergelijke administratie bij te houden. Het gebruik van de Odoo Boekhouding module is daarom noodzakelijk en wordt vaak gekenmerkt als één van de basismodules.
Sales, inkopen en voorraad horen natuurlijk ook bij de belangrijkste bedrijfsprocessen, maar je ERP-software valt of staat bij een goed georganiseerde boekhouding. De boekhouding registreert alle cijfers van je ERP-systeem. Denk aan omzet, verlies en balans, de Odoo Boekhouding module houdt al jouw financiën goed bij. In deze blog kijken we met onze consultant Raymond naar de voordelen van boekhouding in Odoo 14.
Integreer je financiële administratie met andere bedrijfsprocessen
Om te beginnen zijn er twee aparte modules voor de financiële afdeling in Odoo. Je kunt Odoo Facturatie kiezen bij je ERP-systeem (deze wordt automatisch mee geïnstalleerd bij de sales module) en daarmee kun je alle facturen draaien. De facturatie module houdt dan in principe ook de omzet bij. Odoo Boekhouding (of accounting) gaat echt over het afletteren van (bank)boekingen en facturen en het bijhouden daarvan. De Odoo Boekhouding module houdt ook je winst, verlies en balans bij. Je kunt Odoo Facturatie wel zonder Odoo Boekhouding gebruiken, maar als je de boekhouding module installeert wordt de facturatie module in deze app opgenomen.
De onderlinge koppeling: het grote voordeel
Het belangrijkste voordeel van Odoo is dat alle geïnstalleerde modules onderling gekoppeld zijn. Bij wijzigingen in de inkopen, verkopen of productie worden de gegevens in de financiële modules automatisch verwerkt waardoor de cijfers altijd up-to-date zijn. Of als er geproduceerde artikelen gereed gemeld worden, zijn deze ook gelijk bijgeboekt op de voorraad grootboekrekening. De Odoo 14 Boekhouding module zorgt ervoor dat jouw financiën met iedere verkoop-, inkoop- of productiemodule geïntegreerd zijn.
Het belangrijkste aspect van Odoo Boekhouding is de gebruiksvriendelijke benadering met aanpasbare opties en geavanceerde tools om financiële operaties te beheren. Functies als directe bankafstemming, het maken van real-time rapportages, grootboeken en rekeningschema’s te beheren, opvolgingen voor betalingen, valuta’s etc. waardoor de Odoo module voor boekhouding een betrouwbare tool is voor de financiële operatie van jouw bedrijf.
De voordelen van Odoo Boekhouding
- Odoo Boekhouding is volledig geïntegreerd met je bedrijfssoftware waardoor je geen extern boekhoudingsprogramma nodig hebt.
- Richt je grootboeken zelf in en houd ze goed bij in Odoo. De grootboeknummers zijn makkelijk te koppelen met bijvoorbeeld je voorraad en omzet systemen in Odoo;
- Draai facturen waarin je kunt aangeven op welke post deze geboekt moeten worden;
- Je kunt automatische voorraadwaardering toepassen. Dat betekent dat na een verkoop de voorraad automatisch wordt afgeboekt vanuit een bepaalde rekening. Als er nieuwe voorraad binnenkomt, wordt deze bijgeboekt op de gewenste rekening;
- Boekingen kun je volledig bijhouden en deels automatiseren;
- Het is makkelijk om exports draaien in XAF formaat. Zo kan de boekhouding eenvoudig in een aangifte of audit softwarepakket geladen worden;
- Odoo Boekhouding is compleet, je kunt je gehele basisboekhouding goed bijhouden doordat al je bedrijfssystemen aan elkaar gekoppeld zijn. Zo hoef je geen extra exports uit te voeren.
Rapportagemogelijkheden voor een complete en inzichtelijke boekhouding
De Odoo Boekhouding module heeft uitgebreide rapportagemogelijkheden waarbij omzet, inkopen, de (product)categorieën waarin je omzet hebt gedraaid, marges, terugzoeken op facturen en BTW wordt bijgehouden en op ieder gewenst moment als rapport uitgedraaid kan worden. Wat dat betreft is het een heel compleet systeem. Ook in de andere Odoo modules zijn standaard rapportagemogelijkheden te vinden. Of het nu een lijst is, een grafiek of kanban view, in Odoo kun je zelf de weergave kiezen. Zeker MKB-bedrijven hebben met de standaard rapportages in Odoo een volledig product. Grotere bedrijven zoals multinationals vragen vaak meer uitgebreide en complexere rapportages.
erp|open heeft samen met iqbs een eigen BI-oplossing ontwikkeld, waardoor we met behulp van Power BI rapportages op maat kunnen maken. Zo maken we alle bedrijfsactiviteiten uit Odoo visueel inzichtelijk.
Speciale functies in Odoo 14
Benieuwd naar de handigste updates voor Odoo Boekhouding? Die zetten we hieronder voor je op een rij. Zo kun je tegenwoordig sneller zien of facturen op tijd betaald zijn, wat de status van je financiële documenten is en wat de volgende activiteiten zijn als accountant of financiële controller.
OCR-functie werkt met AI
Geïmporteerde leveranciersfacturen kunnen met de OCR functie direct worden opgenomen in je Odoo inkoop factuur of in de Facturatie applicatie. De Odoo OCR functie werkt met AI (artificiële intelligentie) waardoor de leveranciersfacturen zelfs automatisch herkend en met de juiste inkoopfactuur gekoppeld kunnen worden. Zo zorg je ervoor dat je facturen sneller en met minder fouten verwerkt worden. Doordat de PDF van de leveranciersfactuur bij de inkoopfactuur in Odoo wordt gevoegd staan ze centraal bij elkaar en is het makkelijk om alle details terug te vinden.
Nieuwe rapportagemogelijkheden
Met de Odoo Documents module kun je spreadsheets (Excel) maken voor uitgebreide rapportages vanuit realtime Odoo data. Odoo Boekhouding heeft een aantal standaard rapportages, maar met deze spreadsheets kun je specifiekere persoonlijke sheets maken die direct zijn gekoppeld aan jouw Odoo cijfers.
Verschillen in valuta oplossen
Als jouw bedrijf internationale verkopen doet, weet je als geen ander dat het werken met verschillende valuta’s in je boekhoudsysteem tot grote frustratie kan leiden. Net voordat er een boeking wordt gedaan is de valutakoers gewijzigd waardoor er een verschil in de boekhouding ontstaat. Het gevolg is dat er een correctie uitgevoerd moet worden. Odoo 14 zorgt voor een betere afhandeling van valutaverschillen en niet aftrekbare BTW via de rapporten niet-toegestane uitgaven en ongerealiseerde koerswinsten / -verliezen.
Suggesties voor nieuwe taken en een overzicht met boekingen
In Odoo 14 krijg je handige meldingen als je klaar bent met afletteren. Zo krijg je een suggestie met links die direct doorlinken naar andere onderdelen van Odoo Boekhouding. Zo kun je verder gaan met andere taken in de boekhouding en kun je direct aan de slag.
Daarnaast heb je in Odoo 14 een beter overzicht met boekingen die nog niet zijn afgeletterd. Zo weet je ook snel welke boekingen je nog moet bekijken of welke boekingen je kunt verdelen.
Maak concept facturen
In Odoo 14 is het mogelijk om in de draft factuur al te zien hoe de factuur geboekt zal gaan worden. Normaal worden de boekingen pas nadat de factuur bevestigd is geboekt maar als er dan iets niet goed was moet dit hersteld worden. Nu kun je van te voren al actie ondernemen.
Je bankafschriften altijd overzichtelijk
Je kunt in Odoo 14 je bankafschriften nu snel en eenvoudig bekijken. Als je een regel aanklikt wordt er automatisch een screenshot van alle details van je bankafschrift geopend. Zo weet je direct welk afschrift bij welke boeking hoort.
Wil jij Odoo Boekhouding implementeren?
Voor 16 euro p.p.p.m. kun je van alle voordelen profiteren.